Seperti yang saya tulis hari senin lalu bahwa Standford University kini menggunakan Google Apps, sekarang saya dapat informasi lagi nih bahwa beberapa universitas di Maroko juga beralih menggunakan Google Apps.

Berikut adalah daftar Universitas di Maroko yang menggunakan Google Apps:

• Hassan II- Aïn Chock (Casablanca);
• Hassan II (Mohammedia);
• Mohammed V- Souissi (Rabat);
• Ibn Toufail (Kénitra);
• Essaadi (Tanger-Tétouan);
• Cadi Ayad (Marrakech);
• Ibn Zohr (Agadir);
• Sidi Mohammed Ben Abdellah (Fès);
• Moulay Ismaïl (Meknès);
• Chouaïb Doukkali (El Jadida);
• Hassan 1er (Settat);
• Mohammed 1er (Oujda);
• Sultan Moulay Slimane (Béni Mellal).

Sumber disini: http://iwgcr.wordpress.com/2012/02/21/public-university-in-morocco-chose-google-apps/

Lalu mengapa mereka menggunakan Google Apps untuk edukasi, berikut adalah 10 alasannya:

1. Para murid akan mencintai anda karenanya
   Beberapa sekolah mengatakan bahwa mereka menanyakan kepada muridnya perihal email apa yang mereka yang pilih, dan mereka memilih Gmail.
   “Our students approached us about a year ago, saying that we needed to improve our email and collaboration services. We actually had our student government tell us, ‘we want you to implement Google Apps” – Wendy Woodward, Director of Technology Support Services, Northwestern University
2. Membebaskan beban teknis ITFokuskan IT anda pada added value, tak perlu merisaukan tentang uptime layanan email anda”Google Apps has allowed us to get out of providing these commodity type services – such as maintaining an email and calendaring system – and focus on the things that we are uniquely equipped to do, like providing more resources to be able to better support teaching, learning and research.”
   – Todd Sutton, Assistant Vice Chancellor for Application Services, UNC Greensboro
3. Mudah diaplikasikanGa perlu meng-install software, ga perlu membayar biaya hardware server, cukup validasi MX record dan buat akun anda untuk memulai. Untuk mengintegrasikan dengan apa yang sudah Anda miliki, Google Apps bekerja dengan standar terbuka, telah membuat banyak API, dapat mengarahkan Anda untuk membuka solusi sumber(source code) untuk integrasi umum, dan telah disetujui mitra dengan pengalaman pengaplikasian Google Apps di sekolah.”After struggling for several months to try to implement an alternative web hosted e-mail solution, we eventually turned to Google Apps which we were able to get up and running within a matter of hours.” – Jhonny Oliveira, IT Manager, University of Lisbon
4. Menghemat uangOutsourcing pemeliharaan server ke Google membebaskan sumber daya yang telah dihabiskan untuk lisensi tambahan dan upgrade.”This helped our IT staff understand that their focus should be on strategic enterprise solutions to help us reach our educational objectives, not just overseeing commodities like email. Had we not gone with the Google solution, we’d be looking at proposing a significant increase in student fees.”
   – Eric Hawley, Utah State University Associate Vice President for Technology
5. Anda tidak sendirianRibuan Universitas menggunakan Google Apps dan senang untuk membicarakannya. Berbicaralah dengan pelanggan lain di Google Apps edukasi community group atau membaca dan menonton studi kasus pelanggan Google Apps.
6. Google melindungi privasi Anda
7. Keamanan(Security) setangguh Google
8. Inovasi secara cepatApa cara yang lebih baik untuk mempersiapkan siswa untuk teknologi terbaru di tempat kerja, selain dengan memberikan kepada mereka sebagai bagian dari pendidikan mereka?”The response from the university community has been extremely positive because we are now partnering with cutting-edge technologists who understand that we’re trying to provide the latest, most innovative technologies available today.”
   – Roy B. Roberti, Director of Information Technology Planning, Hofstra University
9. Kolaborasi secara global
10. Support dan Help Center

Lebih rinci bisa dilihat di sini 

Photo by donuzz

Google Apps

Setelah melakukan evaluasi selama 18 bulan, Stanford University menandatangani kontrak dengan Google bulan lalu untuk menggunakan Google Apps, termasuk layanan Gmail menggantikan layanan komunikasi dari Zimbra.

Transisi ini akan dimulai pada kuartal musim semi, yang memungkinkan mahasiswa untuk memilih sendiri waktu untuk beralih ke Gmail. Google Docs akan diaktifkan untuk seluruh kampus di musim panas, termasuk fakultas, staf dan mahasiswa pasca sarjana. Transisi secara penuh tidak akan terjadi sampai Google memasuki sebuah Business Associate Agreement (BAA) dengan pihak Universitas.

“Dalam memberikan Google Apps ke Stanford, kami menanggapi keinginan sebagian besar komunitas kita,” kata Matthew Ricks, Eksekutif Direktur Pelayanan Teknologi Informasi.
“Kedua Stanford Law School dan Graduate School of Business telah bermigrasi ke Google Apps dengan sukses, serta anggota Asosiasi Alumni Stanford.”

Sementara itu Ricks juga mengatakan bahwa Zimbra telah menjadi platform yang layak untuk email dan kalender untuk tiga tahun terakhir sejak mulai di implementasikan, layanan berbasis cloud seperti Google Apps memberikan keuntungan yang unik dan keakraban.

Beritanya dapat anda baca di Stanforddaily.

Notifikasi Google

Salah satu fitur yang di rilis di bulan Januari 2012 kemarin adalah kustomisasi gaya dalam dokumen pada google docs, membuat sebuah dokumen dengan format yang menarik dan konsisten semakin mudah dengan fitur baru ini. Sebelumnya jika kita ingin memperbaharui semua Tajuk(Heading) pada dokumen kita agar terlihat berbeda misalnya warnanya atau ukurannya kita ubah, maka kita harus melakukannya satu persatu sehingga memakan waktu dan jika dokumen kita sudah banyak hal ini cukup membosankan. Sekarang kita dapat memperbaharui gaya(style) paragraf, tajuk, maupun judul hanya dengan beberapa klik saja. Misalnya kita ingin mengubah warna dan ukuran semua tajuk 1, caranya pilih salah satu tajuk 1, ubah warna dan ukurannya, setelah cukup puas dengan perubahan tadi, sekarang klik kanan dan pilih menu Perbarui Tajuk 1 untuk mencocokkan pilihan (Update Heading 1 to match selection) dengan demikian akan mengubah semua Tajuk 1 (Heading 1) menjadi sesuai dengan yang anda perbarui secara otomatis.

Update Style Heading

Kita juga dapat menjadikan gaya/style yang kita ubah tadi menjadi style default untuk dokumen baru dan kita juga dapat me-load style tersebut kedalam sebuah dokumen yang sudah ada.

Selain fitur baru pada Google Docs, Google juga memperbaharui fitur pada Google spreadsheet yaitu adanya Sparkline dan opsi yang lebih banyak pada chart(Bagan).

OJS di desain untuk menghemat waktu dan tenaga yang ditujukan untuk tugas-tugas administrasi dan manajerial yang berhubungan dengan jurnal, sekaligus meningkatkan pencatatan dan efisiensi proses editorial. Hal ini bertujuan untuk meningkatkan kualitas ilmiah dan penerbitan jurnal publik melalui sejumlah inovasi, mulai dari membuat jurnal kebijakan yang lebih transparan untuk meningkatkan peng-indeksan.

OJS mencakup semua aspek tentang publikasi jurnal secara online, mulai dari membangun website jurnal untuk tugas-tugas operasional seperti proses pengiriman penulisan, proses review, meng-edit, publikasi peng-arsipan dan meng-indeks jurnal. OJS juga membantu untuk mengelola pengguna dalam pengorganisasian jurnal, termasuk melacak pekerjaan editor, reviewer dan penulis, pemberitahuan via email secara otomatis dan terdapat juga fitur untuk korespondensi.

Dibawah ini adalah slide presentasi mengenai OJS yang kami sampaikan di depan para dosen SBM ITB

Photo by yelahneb

Selain mengunggah foto dan video di facebook maupun youtube, ternyata menurut salingsilang rata-rata twit setiap harinya di Indonesia adalah 1.293.131 (salingsilang Juli 2011) bahkan disaat weekend pun orang Indonesia tetap nge-twit.

Dengan besarnya animo masyarakat terhadap social media, apa yang bisa kita manfaatkan untuk dunia pendidikan, apakah mungkin menggunakan social media untuk tujuan akademik?

Secara sederhana seorang dosen atau guru dapat memposting silabus dan link unduh-an materi pembelajaran melalui blog, facebook maupun twitter, atau seorang guru bisa menugaskan muridnya untuk melatih grammer dengan menuliskannya di twitter, tantangannya adalah secara natural lingkungan social media memang tidak di desain untuk tujuan akademik, tidak ada batasan dalam penggunaan-nya sehingga student bisa dengan mudah kehilangan konsentrasi ketika membaca postingan atau twit misalnya di luar tema akademik.

Walaupun social media tidak di desain untuk kegiatan akademik, ternyata ada beberapa sisi positif dari social media atau digital media yang layak kita pertimbangkan sebagai pendukung kegiatan akademik diantaranya adalah : Berbeda, menantang, modern, menyenangkan, mengharuskan untuk mempelajari hal baru, berfikir berdeda serta bekerja sama.

Photo by some_communication

Riset McKinsey menunjukkan bahwa biaya lisensi aplikasi besarnya hanya 30% dari total biaya implementasi suatu perangkat lunak. Sisanya pengguna aplikasi tetap harus menyediakan dana untuk mengoperasikannya (hardware, jaringan, pegawai, ruangan, listrik), kustomisasi  supaya sesuai kebutuhan, dan integrasi dengan aplikasi lain. Dengan kata lain, open source “hanya” menghemat 30% dari keseluruhan biaya implementasi perangkat lunak.

Bandingkan dengan aplikasi cloud: Anda membayar sesuai kebutuhan (per satuan waktu, ukuran data, atau jumlah pengguna) dan bayaran itu sudah mencakup biaya hardware, jaringan, pegawai, ruangan, dan listrik! Untuk kustomisasi dan  integrasi aplikasi, kebanyakan penyedia cloud masih menetapkan biaya tambahan. Tapi ada juga penyedia aplikasi cloud yang menyediakan paket aplikasi cukup komplit sehingga Anda tidak perlu kustomisasi dan integrasi sama sekali. Semuanya instan, tinggal pakai.Praktis. Oh satu lagi, beberapa aplikasi cloud bahkan gratis…tis…tis! Contohnya Google Apps.

Oke..saya percaya banyak poin positif open source selain penghematan biaya: kebebasan berkreasi, portabilitas data, dan lain sebagainya. Tapi sialnya “poin positif lainnya” itu kebanyakan hanya dimengerti oleh kalangan penggiat teknologi informasi. Tidak untuk orang awam. Orang awam rasanya hanya (ingin) tahu: “berapa duit nih harganya ? dan aplikasi ini menghasilkan/menghemat berapa duit?”

Dengan konteks itu, pertanyaan di bawah ini menjadi menarik untuk didiskusikan:

• dalam jangka panjang, mana yang lebih hemat : mengadopsi open source vs menggunakan aplikasi cloud?
• kapan sebaiknya menggunakan aplikasi open source vs aplikasi cloud?

Google Apps

Jika sekolah atau kampus anda saat ini masih menggunakan layanan free email dari berbagai layanan email seperti Yahoo dan Gmail atau sudah menggunakan domain sendiri dengan memanfaatkan layanan hosting berbayar atau mensetup infrastuktur sendiri, kini saatnya anda saya perkenalkan dengan Google Apps edisi edukasi, sebuah layanan free alias gratis aplikasi komunikasi dan kolaborasi yang di desain khusus untuk sekolah dan universitas.

Fitur-fitur Google Apps didalamnya termasuk Gmail (layanan webmail), Google Calendar (berbagi pakai kalender), Google Docs (Dokumen online, spreadsheet, presentasi dari mulai pembuatan hingga berbagi dengan pengguna lain), Google Video dan Google Site (Pembuatan website dengan Video, gambar, gadget dan dokumen terintegrasi) seperti tool administrasi, layanan pelanggan.

Google Apps adalah sebuah hosted solution, artinya Google menyediakan semua kebutuhan perangkat server dan pekerjaan back-end lainnya, akan tetapi semua layanan menggunakan nama domain sekolah/kampus anda, sebagai contoh semua akun email di sekolah anda menggunakan domain (@sekolahanda.ac.id) bukan domain Gmail (@gmail.com).

Dengan demikian pihak sekolah/universitas tidak akan di pusingkan dengan pemilihan infrastuktur dan spesifikasi server, update software, juga termasuk pembayaran dan pemeliharaannya, layanan Google Apps ini benar-benar gratis, sangat menguntungkan bukan?

Photo by adria.richards

Sebuah perguruan tinggi bisa mendapatkan banyak prospektif calon mahasiswa baru secara elektronik, tetapi penanganan secara manual tentu saja tidak memberikan hasil yang maksimal. Kebanyakan masalah timbul karena sistem informasi yang ada memerlukan tingkat penanganan intervensi manual yang masih tinggi misalnya peng-inputan informasi baru kedalam sistem, dimana hal ini membutuhkan banyak operator serta memerlukan waktu berjam-jam bahkan berhari -hari dalam penyelesaiannya.

Brosur VS Internet

Brosur sebagai salah satu media informasi masih bisa kita gunakan untuk mencapai target siswa tertentu, tetapi dengan media internet kita dapat lebih berhemat tentu jika anggaran menjadi salah satu pertimbangan anda

Website dan sosial network

Sebagai penyaji informasi secara general website menjadi sangat penting perannya untuk di miliki dan dikelola secara professional oleh kampus, website juga dapat memberikan citra yang positif bagi kampus jika didalamnya tersaji content-content yang diperlukan baik bagi calon mahasiswa, existing mahasiswa maupun alumni. Sementara social network dapat lebih mendekatkan dan memudahkan anda dalam berinteraksi dengan calon mahasiswa, anda dapat langsung mendapatkan feedback dan memberikan respon secara langsung melalui social network seperti facebook dan twitter, gabungan antara website dan social network jika dijalankan secara sungguh-sungguh nampaknya akan men-generate prosprektif calon mahasiswa yang tidak sedikit, selanjutnya bagaimana mengubah prospek ini menjadi sell/ mahasiswa pendaftar?

CRM

CRM adalah sistem informasi yang terintegrasi digunakan untuk merencanakan, menjadwalkan dan mengendalikan aktivitas-aktivitas sebelum penjualan dan sesudah penjualan dalam sebuah organisasi, CRM melingkupi semua aspek yang berhubungan dengan pelanggan.

Dengan CRM kita dapat mengelola data calon mahasiswa dengan waktu implementasi yang cepat, peningkatan workflow serta sejumlah kemampuan reporting yang sangat kita butuhkan.

Tentu saja tanggung jawab institusi pendidikan tidak hanya mendatangkan banyak calon mahasiswa tetapi juga didalamnya termasuk mendidik dan menghasilkan lulusan yang berkualitas, jika kampus anda menghasilkan lulusan yang berkualitas dan dengan success rate yang besar tentu hal ini akan berimbas pada citra kampus anda dan hasilnya jumlah calon mahasiswa baru di tahun berikutnya akan semakin banyak.

Primagain sebagai salah satu perusahaan IT yang fokus terhadap dunia pendidikan siap membantu anda dalam implementasi sistem informasi akademik serta CRM untuk menunjang serta membantu setiap kampus mencapai sasaran yang di harapkan.

Photo by dcJohn

Dalam pikiran sederhana saya, hanya ada 2 pilihan yang bisa diambil untuk merubah budaya kerja:

1. persuasif alias dirayu : tunjukkan bekerja akan lebih mudah jika menggunakan perangkat TI
2. represif alias dipaksa : atasan hanya akan menerima hasil kerjaan bawahan jika dikerjakan melalui perangkat TI

Mana yang lebih baik? Saya pilih keduanya.

Pendekatan persuasif saya amalkan SEBELUM uang digelontorkan untuk investasi membeli peralatan, membayar lisensi perangkat lunak, atau membayar konsultan TI. Adakan sosialisasi yang gencar untuk menjual gagasan “kita perlu berubah menjadi lebih baik” sampai tercapai komitmen “ok, mari kita mulai”.

Ketika perangkat TI SUDAH siap, selanjutnya, ya paksa aja

Pengguna yang menolak biasanya menuduh kelemahan sistem sebagai alasannya.Keluhan semacam: “…sistemnya tidak user friendly/ lelet /nge-repotin” dan lain sebagainya itu hal yang biasa.Tapi jangan khawatir, bahkan sistem TI secanggih Google/SAP/Oracle/Microsoft sekalipun pasti mempunyai kelemahan.  Teruskan paksaan Anda

Kabar baiknya, menurut pengalaman pak Dahlan Iskan, di Indonesia ini dalam melakukan perubahan apapun komposisinya selalu tetap:

• 10% SUKA dengan perubahan menuju yang lebih baik (+)
• 10% BENCI dengan perubahan dan mencoba melawan supaya tetap dengan cara lama (-)
• 80% IKUT aja apa yang diinginkan atasan (+)

Jadi sebagai atasan, Anda sudah punya modal 90% bawahan yang ada di pihak Anda. Cukup mudah bukan menangani 10% sisanya

Bagaimana pengalaman Anda?

Intuisi adalah kemampuan untuk merasakan suatu fakta sebelum fakta tersebut benar-benar terjadi. Terdengar seperti peramal ya, tapi inilah salah satu anugrah yang Tuhan berikan untuk umat manusia. Contoh penggunaan intuisi:

• Para astronot NASA (ini lembaga ilmiah lho…) menghabiskan 90% waktunya untuk berlatih bereaksi secara intuitif
• Ray Croc membeli waralaba Mc Donalds dengan harga yang kelewat tinggi padahal uangnya tidak cukup untuk membeli waralaba tesebut. Tapi dia mengatakan ”Intuisi saya mendorong saya untuk tetap membelinya dan harus”. Firasat itu terbukti benar, Mc Donalds pertama kali hanya ada satu di California ,tapi sekarang sudah menjadi franchise yang mendunia.
• George Eastment, pendiri Eastment Kodak, menyatakan bahwa pada merk ”KODAK” yang melegenda itu, huruf ”K” muncul secara intuitif.
• Sam Walton pendiri Walt Mart menggunakan intuisinya ketika mendirikan sebuah toko pada 1962. Kini ada lebih 1.300 toko di seluruh dunia
• Riset dari New Jersey Institute of Tecnology menemuklan bahwa 80% pimpinan perusahaan yang mampu menghasilkan laba 2 kali lipat dalam 5 tahun menggunakan kemampuan intuitif
• John Mihalasky dan E Douglas Dean menemukan bahwa 80% CEO yang sukses memiliki intuisi di atas rata-rata
• Hasil riset International Inctitute for Management Lausanne Swiss,para manajer sukses menggunakan intuisi dalam mengambil keputusan sebagian besar bisnisnya
• beberapa orang saat berfirasat sesuatu, menunjukkan gejala fisik seperti bersin, mata berkedut-kedut, atau gatal-gatal