Proses akademik adalah rangkaian proses transformasi yang utuh dari sejak perencanaan kurikulum, rekrutasi siswa, pengaturan kelas dan kelompok belajar, kegiatan belajar sehari-hari, ujian, hingga kelulusan.

Dalam hal ini, sebuah Sistem Informasi Akademik sangat membantu supaya pengelolaan proses akademik tersebut berjalan efektif dan efisien.

Untuk memilih system informasi akademik untuk organisasi Anda, ada beberapa hal yang harus diperhatikan:

1. Kesiapan organisasi
2. Kualitas produk
3. Kualitas vendor

Bersambung ke bagian II

Suatu hari, ketika saya mendapat kiriman file-file dalam format Adobe Photoshop saya langsung simpan di Google Docs, dan ketika sy klik file tersebut ternyata Google langsung menampilkan preview-nya sehingga sy dapat langsung mengomentari desain tersebut tanpa harus membuka-nya di program Adobe Photoshop yang memang tidak terinstall dalam laptop saya yang saat itu menggunakan Feodra linux sebagai OS-nya.

PSD Viewer

Saya sangat terkesan dengan fitur baru Google Docs ini, dan ternyata bukan hanya file dalam format PSD saja yang dapat ditampilkan dalam Google Docs Viewer, tetapi total ada 12 file format baru yang di dukung, yaitu:

• Microsoft Excel (.XLS and .XLSX)
• Microsoft PowerPoint 2007 / 2010 (.PPTX)
• Apple Pages (.PAGES)
• Adobe Illustrator (.AI)
• Adobe Photoshop (.PSD)
• Autodesk AutoCad (.DXF)
• Scalable Vector Graphics (.SVG)
• PostScript (.EPS, .PS)
• TrueType (.TTF)
• XML Paper Specification (.XPS)

Google Docs viewer tidak hanya mendukung file-file mayoritas dari Microsoft Office seperti DOC, DOCX, PPT, PPTX, XLS dan XLSX tetapi juga dapat menampilkan dengan cepat file-file dengan tipe populer lainnya yang tentunya sangat di nantikan oleh para pengguna Google Docs.

Dalam rangka semangat berbagi alias knowledge sharing (ciee…), saya akan mencoba menjelaskannya dalam cerita berikut:

Anda sedang mengendarai mobil. Kecepatan mobil Anda berubah-ubah, menyesuaikan situasi lalu lintas. Jika lalu lintas padat 40 km/jam, saat lengang Anda ngebut sedikit 80 km/jam. Kecepatan 40 km/jam dan 80 km/jam tadi adalah data. Data adalah fakta tentang segala yang terjadi di dunia ini.

Di dashboard mobil, Anda  bisa melihat berbagai indikator operasional mobil: kecepatan, suhu mesin, dan lain sebagainya. Perangkat tersebut membantu Anda memahami kondisi mobil terkini. Ketika data “ditangkap” dan disajikan dalam konteks/format tertentu sehingga bermakna bagi kita, jadilah informasi. Lihat Speedometer (penunjuk kecepatan). Data kecepatan disajikan dalam bentuk jarum yang bergerak dalam setengah lingkaran. Jika jarum bergerak semakin ke kanan artinya semakin ngebut, dan sebaliknya.

Ternyata setiap kali Anda memacu kecepatan mobil dalam keadaan AC menyala, suhu mesin cepat meningkat dan tarikan mesin berkurang. Anda mencoba matikan AC, tarikan mesin mobil langsung meningkat dan suhu mesin normal. Ini dia solusinya jika tarikan mesin terasa kurang. Tindakan Anda berdasarkan pengamatan pada serangkaian informasi tersebut dan menghasilkan kondisi yang lebih baik…itulah yang disebut knowledge.

Bagaimana menurut Anda?

Untuk mengumpulkan data tersebut salah satu cara yang dapat ditempuh yaitu dengan melakukan survey, survey adalah sebuah metode yang dapat dilakukan oleh perguruan tinggi untuk memperoleh data, informasi maupun opini dan persepsi dari calon mahasiswa.

Dengan melakukan survey kita dapat memperoleh manfaat diantaranya adalah data segmentasi, targeting, positioning dan fokus, di era internet saat ini survey dapat dilakukan secara online, dan salah satu tools yang dapat kita gunakan adalah Google Form.

Jika anda telah menggunakan Google Apps edisi edukasi/pendidikan anda bisa memulainya dengan cara login ke domain Google Apps anda, tetapi jika kampus anda belum mendaftar Google Apps, anda bisa menggunakan akun Gmail pribadi untuk membuatnya, caranya dengan Login ke akun Gmail dan pilih menu Dokumen.

Klik menu ‘BUAT’ yang ada di bagian sebelah kiri tampilan Google Dokumen, lebih jelas lihat pada screenshoot dibawah.

Google Documents

Setelah anda memilih menu tersebut, Google akan menampilkan form isian untuk anda isi, masukan judul form yang anda inginkan, dan daftar pertanyaan serta jawaban yang anda inginkan, sebagai contoh disini sy ingin melakukan survey terhadap calon mahasiswa untuk mengetahui minat mereka tentang perguruan tinggi mana yang mereka minati, serta media informasi apa yang mereka senangi.

Google Form

Daftar pertanyaannya kurang lebih sbb:

High School Student Survey:

1. Name
2. Which High School do you attend?
3. What year level are you in?
4. Are you considering attending University after year 12?
5. Please list the areas you interested in studying
6. Which institutions are you currently considering (if any)?
7. How would you like to receive news and information about the University?

Setelah selesai membuat form, selanjutnya anda bisa memasukan form tersebut kedalam website anda melalui iframe yang sudah di sediakan Google.

Contoh form survey, bisa di klik disini Hasilnya seperti terlihat pada gambar dibawah ini.

Google Form View

Selanjutnya anda ingin melihat hasilnya kan, tidak perlu report karena Google sudah menyediakan rangkuman hasilnya seperti terlihat pada gambar di bawah ini, sedang data tabularnya juga tersedia pada Google.

Survey Result

Survey Result

Cukup mudah bukan? selamat mencoba

Seperti yang saya tulis hari senin lalu bahwa Standford University kini menggunakan Google Apps, sekarang saya dapat informasi lagi nih bahwa beberapa universitas di Maroko juga beralih menggunakan Google Apps.

Berikut adalah daftar Universitas di Maroko yang menggunakan Google Apps:

• Hassan II- Aïn Chock (Casablanca);
• Hassan II (Mohammedia);
• Mohammed V- Souissi (Rabat);
• Ibn Toufail (Kénitra);
• Essaadi (Tanger-Tétouan);
• Cadi Ayad (Marrakech);
• Ibn Zohr (Agadir);
• Sidi Mohammed Ben Abdellah (Fès);
• Moulay Ismaïl (Meknès);
• Chouaïb Doukkali (El Jadida);
• Hassan 1er (Settat);
• Mohammed 1er (Oujda);
• Sultan Moulay Slimane (Béni Mellal).

Sumber disini: http://iwgcr.wordpress.com/2012/02/21/public-university-in-morocco-chose-google-apps/

Lalu mengapa mereka menggunakan Google Apps untuk edukasi, berikut adalah 10 alasannya:

1. Para murid akan mencintai anda karenanya
   Beberapa sekolah mengatakan bahwa mereka menanyakan kepada muridnya perihal email apa yang mereka yang pilih, dan mereka memilih Gmail.
   “Our students approached us about a year ago, saying that we needed to improve our email and collaboration services. We actually had our student government tell us, ‘we want you to implement Google Apps” – Wendy Woodward, Director of Technology Support Services, Northwestern University
2. Membebaskan beban teknis ITFokuskan IT anda pada added value, tak perlu merisaukan tentang uptime layanan email anda”Google Apps has allowed us to get out of providing these commodity type services – such as maintaining an email and calendaring system – and focus on the things that we are uniquely equipped to do, like providing more resources to be able to better support teaching, learning and research.”
   – Todd Sutton, Assistant Vice Chancellor for Application Services, UNC Greensboro
3. Mudah diaplikasikanGa perlu meng-install software, ga perlu membayar biaya hardware server, cukup validasi MX record dan buat akun anda untuk memulai. Untuk mengintegrasikan dengan apa yang sudah Anda miliki, Google Apps bekerja dengan standar terbuka, telah membuat banyak API, dapat mengarahkan Anda untuk membuka solusi sumber(source code) untuk integrasi umum, dan telah disetujui mitra dengan pengalaman pengaplikasian Google Apps di sekolah.”After struggling for several months to try to implement an alternative web hosted e-mail solution, we eventually turned to Google Apps which we were able to get up and running within a matter of hours.” – Jhonny Oliveira, IT Manager, University of Lisbon
4. Menghemat uangOutsourcing pemeliharaan server ke Google membebaskan sumber daya yang telah dihabiskan untuk lisensi tambahan dan upgrade.”This helped our IT staff understand that their focus should be on strategic enterprise solutions to help us reach our educational objectives, not just overseeing commodities like email. Had we not gone with the Google solution, we’d be looking at proposing a significant increase in student fees.”
   – Eric Hawley, Utah State University Associate Vice President for Technology
5. Anda tidak sendirianRibuan Universitas menggunakan Google Apps dan senang untuk membicarakannya. Berbicaralah dengan pelanggan lain di Google Apps edukasi community group atau membaca dan menonton studi kasus pelanggan Google Apps.
6. Google melindungi privasi Anda
7. Keamanan(Security) setangguh Google
8. Inovasi secara cepatApa cara yang lebih baik untuk mempersiapkan siswa untuk teknologi terbaru di tempat kerja, selain dengan memberikan kepada mereka sebagai bagian dari pendidikan mereka?”The response from the university community has been extremely positive because we are now partnering with cutting-edge technologists who understand that we’re trying to provide the latest, most innovative technologies available today.”
   – Roy B. Roberti, Director of Information Technology Planning, Hofstra University
9. Kolaborasi secara global
10. Support dan Help Center

Lebih rinci bisa dilihat di sini 

Photo by donuzz

Google Apps

Setelah melakukan evaluasi selama 18 bulan, Stanford University menandatangani kontrak dengan Google bulan lalu untuk menggunakan Google Apps, termasuk layanan Gmail menggantikan layanan komunikasi dari Zimbra.

Transisi ini akan dimulai pada kuartal musim semi, yang memungkinkan mahasiswa untuk memilih sendiri waktu untuk beralih ke Gmail. Google Docs akan diaktifkan untuk seluruh kampus di musim panas, termasuk fakultas, staf dan mahasiswa pasca sarjana. Transisi secara penuh tidak akan terjadi sampai Google memasuki sebuah Business Associate Agreement (BAA) dengan pihak Universitas.

“Dalam memberikan Google Apps ke Stanford, kami menanggapi keinginan sebagian besar komunitas kita,” kata Matthew Ricks, Eksekutif Direktur Pelayanan Teknologi Informasi.
“Kedua Stanford Law School dan Graduate School of Business telah bermigrasi ke Google Apps dengan sukses, serta anggota Asosiasi Alumni Stanford.”

Sementara itu Ricks juga mengatakan bahwa Zimbra telah menjadi platform yang layak untuk email dan kalender untuk tiga tahun terakhir sejak mulai di implementasikan, layanan berbasis cloud seperti Google Apps memberikan keuntungan yang unik dan keakraban.

Beritanya dapat anda baca di Stanforddaily.

Notifikasi Google

Salah satu fitur yang di rilis di bulan Januari 2012 kemarin adalah kustomisasi gaya dalam dokumen pada google docs, membuat sebuah dokumen dengan format yang menarik dan konsisten semakin mudah dengan fitur baru ini. Sebelumnya jika kita ingin memperbaharui semua Tajuk(Heading) pada dokumen kita agar terlihat berbeda misalnya warnanya atau ukurannya kita ubah, maka kita harus melakukannya satu persatu sehingga memakan waktu dan jika dokumen kita sudah banyak hal ini cukup membosankan. Sekarang kita dapat memperbaharui gaya(style) paragraf, tajuk, maupun judul hanya dengan beberapa klik saja. Misalnya kita ingin mengubah warna dan ukuran semua tajuk 1, caranya pilih salah satu tajuk 1, ubah warna dan ukurannya, setelah cukup puas dengan perubahan tadi, sekarang klik kanan dan pilih menu Perbarui Tajuk 1 untuk mencocokkan pilihan (Update Heading 1 to match selection) dengan demikian akan mengubah semua Tajuk 1 (Heading 1) menjadi sesuai dengan yang anda perbarui secara otomatis.

Update Style Heading

Kita juga dapat menjadikan gaya/style yang kita ubah tadi menjadi style default untuk dokumen baru dan kita juga dapat me-load style tersebut kedalam sebuah dokumen yang sudah ada.

Selain fitur baru pada Google Docs, Google juga memperbaharui fitur pada Google spreadsheet yaitu adanya Sparkline dan opsi yang lebih banyak pada chart(Bagan).

OJS di desain untuk menghemat waktu dan tenaga yang ditujukan untuk tugas-tugas administrasi dan manajerial yang berhubungan dengan jurnal, sekaligus meningkatkan pencatatan dan efisiensi proses editorial. Hal ini bertujuan untuk meningkatkan kualitas ilmiah dan penerbitan jurnal publik melalui sejumlah inovasi, mulai dari membuat jurnal kebijakan yang lebih transparan untuk meningkatkan peng-indeksan.

OJS mencakup semua aspek tentang publikasi jurnal secara online, mulai dari membangun website jurnal untuk tugas-tugas operasional seperti proses pengiriman penulisan, proses review, meng-edit, publikasi peng-arsipan dan meng-indeks jurnal. OJS juga membantu untuk mengelola pengguna dalam pengorganisasian jurnal, termasuk melacak pekerjaan editor, reviewer dan penulis, pemberitahuan via email secara otomatis dan terdapat juga fitur untuk korespondensi.

Dibawah ini adalah slide presentasi mengenai OJS yang kami sampaikan di depan para dosen SBM ITB

Photo by yelahneb

Selain mengunggah foto dan video di facebook maupun youtube, ternyata menurut salingsilang rata-rata twit setiap harinya di Indonesia adalah 1.293.131 (salingsilang Juli 2011) bahkan disaat weekend pun orang Indonesia tetap nge-twit.

Dengan besarnya animo masyarakat terhadap social media, apa yang bisa kita manfaatkan untuk dunia pendidikan, apakah mungkin menggunakan social media untuk tujuan akademik?

Secara sederhana seorang dosen atau guru dapat memposting silabus dan link unduh-an materi pembelajaran melalui blog, facebook maupun twitter, atau seorang guru bisa menugaskan muridnya untuk melatih grammer dengan menuliskannya di twitter, tantangannya adalah secara natural lingkungan social media memang tidak di desain untuk tujuan akademik, tidak ada batasan dalam penggunaan-nya sehingga student bisa dengan mudah kehilangan konsentrasi ketika membaca postingan atau twit misalnya di luar tema akademik.

Walaupun social media tidak di desain untuk kegiatan akademik, ternyata ada beberapa sisi positif dari social media atau digital media yang layak kita pertimbangkan sebagai pendukung kegiatan akademik diantaranya adalah : Berbeda, menantang, modern, menyenangkan, mengharuskan untuk mempelajari hal baru, berfikir berdeda serta bekerja sama.

Photo by some_communication

Riset McKinsey menunjukkan bahwa biaya lisensi aplikasi besarnya hanya 30% dari total biaya implementasi suatu perangkat lunak. Sisanya pengguna aplikasi tetap harus menyediakan dana untuk mengoperasikannya (hardware, jaringan, pegawai, ruangan, listrik), kustomisasi  supaya sesuai kebutuhan, dan integrasi dengan aplikasi lain. Dengan kata lain, open source “hanya” menghemat 30% dari keseluruhan biaya implementasi perangkat lunak.

Bandingkan dengan aplikasi cloud: Anda membayar sesuai kebutuhan (per satuan waktu, ukuran data, atau jumlah pengguna) dan bayaran itu sudah mencakup biaya hardware, jaringan, pegawai, ruangan, dan listrik! Untuk kustomisasi dan  integrasi aplikasi, kebanyakan penyedia cloud masih menetapkan biaya tambahan. Tapi ada juga penyedia aplikasi cloud yang menyediakan paket aplikasi cukup komplit sehingga Anda tidak perlu kustomisasi dan integrasi sama sekali. Semuanya instan, tinggal pakai.Praktis. Oh satu lagi, beberapa aplikasi cloud bahkan gratis…tis…tis! Contohnya Google Apps.

Oke..saya percaya banyak poin positif open source selain penghematan biaya: kebebasan berkreasi, portabilitas data, dan lain sebagainya. Tapi sialnya “poin positif lainnya” itu kebanyakan hanya dimengerti oleh kalangan penggiat teknologi informasi. Tidak untuk orang awam. Orang awam rasanya hanya (ingin) tahu: “berapa duit nih harganya ? dan aplikasi ini menghasilkan/menghemat berapa duit?”

Dengan konteks itu, pertanyaan di bawah ini menjadi menarik untuk didiskusikan:

• dalam jangka panjang, mana yang lebih hemat : mengadopsi open source vs menggunakan aplikasi cloud?
• kapan sebaiknya menggunakan aplikasi open source vs aplikasi cloud?